Comment recopier rapidement des données sans quasiment rien faire

Imaginez

Vous avez une série de données à saisir dans un tableau, des suites de données linéaires, géométriques, etc. Vous devez les saisir dans toutes les directions vers le bas, vers le haut vers la droite, vers la gauche.

Vous savez déjà saisi et recopié à l'aide de la «croix de recopie». Mais utiliser la «croix de recopie» dans un tableau de plusieurs centaines de lignes et colonnes n’est vraiment pas pratique.

Vous perdez du temps !

Comment allez-vous procéder ?

C’est là qu’interviennent les « OUTILS DE RECOPIE » dans Excel.

Qu’est-ce que « les outils de recopie » ?

Les outils de recopie d'Excel sont un ensemble d'outils qui permettent de recopier automatiquement des données dans toutes les directions (droite, gauche, haut, bas).

Où trouver "les outils de recopie" ?

Les « outils de recopie » se trouvent dans le menu Accueil, dans le groupe « Edition ».

• Accueil > Édition > Recopier

Elles sont représentées par une icône en forme de flèche vers le bas

Quel est le raccourci des « outils de recopie » ?

Le raccourci des « outils de recopie » est :

• Alt + L + È

Comment réaliser la recopie de données ?

Pour recopier des données vers le bas :

• Sélectionnez les données que vous voulez recopier
• Cliquez sur l'option « en bas ».

• Excel reproduit automatiquement votre sélection dans les cellules du tableau qui se trouvent vers le bas.

Pour recopier une formule vers le haut :

• Cliquez sur l'option en haut

• Excel reproduit automatiquement votre sélection vers le haut

De même pour recopier vers la droite ou la gauche.

Recopier des données en série

Avec les «outils de recopie», vous pouvez aussi recopier des données en série :

• Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous souhaitez voir afficher le résultat

• Saisissez vos données de départ

• Cliquez sur l'option série : Accueil > Édition > Recopier > Série

Une boîte de dialogue s'ouvre et vous demande les informations à saisir :

• Sélectionnez la série : en ligne (horizontalement) ou en colonne (verticalement).
• Définissez le type de données : linéaire ou géométrique.
• Spécifiez la valeur du pas et la dernière valeur de votre série (facultatif)

Le pas correspond au nombre auquel Excel doit augmenter chaque nombre suivant pour compléter la série.

• Si vous voulez obtenir les nombres 1,4, 7,10… - la valeur du pas est 3.
• Si vous voulez obtenir des nombres pairs 2, 4, 6, etc. la valeur du pas est 2.
• Si vous ne donnez pas la valeur du pas, Excel copie la donnée que vous avez rentrée dans toutes les lignes ou colonnes que vous avez sélectionnées.

Saisir des séries de dates

Dans votre tableau, cette fois-ci, vous devez saisir des données de dates. Par exemple, vous voulez saisir tous les mois, espacés de deux mois, du 19/01/2021 jusqu’à la fin de l’année.

• Sélectionnez votre zone de résultats
• Saisissez la date de départ : 19/01/2021

• Cliquez sur l'option série : Accueil > Édition > Recopier > Série
• Sélectionnez la série : en ligne (horizontalement) ou en colonne (verticalement).
• Définissez le type de données : chronologique
• Définissez l’unité de temps : mois
• Spécifiez la valeur du pas : 2

Résultat

Comment compléter instantanément une grande quantité de données sans quasiment rien faire

Imaginez

Vous avez une grande quantité de données à saisir.

Par exemple, vous avez la liste des noms et prénoms des salariés. À partir de ces données, vous voulez regrouper le nom et prénom dans une même cellule et aussi créer les emails correspondant à chacun.

Comment allez-vous procéder ?

C’est là qu’intervient le «REMPLISSAGE INSTANTANÉ» »

Qu’est-ce que le «remplissage instantané» ?

Le «remplissage instantané» vous permet de remplir d'importants volumes de données en colonne sans avoir à les taper. Vous entrez des exemples. Excel interprète ces exemples comme des modèles à reproduire.

Comment utiliser le « remplissage instantané » ?

Dans votre tableau, vous avez une colonne qui comprend les noms et les prénoms des salariés. Vous voulez créer une nouvelle colonne avec le nom et le prénom.

Habituellement, vous faites cette séparation ligne par ligne. Mais votre entreprise compte plus de 600 salariés. Vous n’allez pas le faire ligne par ligne, n’est-ce pas ?

Pour ce faire :

• Insérerez une nouvelle colonne à votre tableau

• Dans la première ligne de cette colonne, saisissez le prénom et nom du salarié, comme ils sont écrits dans les colonnes de référence
• Validez avec Entrée
• Dans la deuxième ligne, commencez à saisir le nom du salarié suivant

À partir du moment où vous commencez à saisir le nom du deuxième salarié, Excel vous propose de remplir le reste des lignes avec les noms des autres salariés.

• Si vous décidez de ne pas utiliser le «remplissage instantané», appuyez sur Echap. Excel n’appliquera pas le «remplissage instantané».

• Si vous acceptez le «remplissage instantané», cliquez sur Valider pour confirmer le «remplissage instantané». Excel remplit instantané la totalité de la colonne.

En quelques secondes, vous venez de remplir une grande quantité d’information, sans avoir à les saisir une par une.

Ce que vous avez fait, c’est que dans la première ligne, vous avez donné un modèle à Excel. Excel arrive alors à faire le lien entre le nom que vous avez saisi dans cette colonne et celui qui se trouve dans la colonne d’origine. Ensuite, lorsque vous saisissez le nom dans la ligne suivante, Excel comprend que vous voulez reproduire ce modèle sur toutes les autres lignes de la colonne. Il vous propose donc de cliquer sur Entrée pour compléter la colonne entière.

À savoir

En utilisant le «remplissage instantané» de cette manière, vous avez en fait utilisé l’outil «REMPLISSAGE INSTANTANÉ».

Où trouver l’outil de « remplissage instantané » ?

Le «remplissage instantané» se trouve dans le menu « données », dans le groupe « outils de données ».

• Données > Outils de données > «remplissage instantané»

Il est représenté par une icône en forme de tableau avec un éclair sur le coin supérieur droit.

Il se trouve aussi dans le menu « Accueil », dans le groupe « Édition »

• Accueil > Édition > Recopier > «remplissage instantané»

Quel est le raccourci de « remplissage instantané » ?

Le raccourci de «remplissage instantané» est :

• ALT + É + R

Comment utiliser le « remplissage instantané » avec l’outil de « remplissage instantané » ?

Maintenant, vous devez créer les adresses emails des nouveaux employés de l’entreprise. Le format des emails est prénom.nom@nomsociété.com.

Dans votre tableau vous avez déjà les colonnes nom et prénom. Dans une nouvelle colonne :

• Saisissez l’email complet du premier salarié

• Cliquez Entrée pour valider et vous placer sur la deuxième ligne
• Cliquez « »remplissage instantané» »

Excel remplit instantanément toutes les lignes de la colonne avec les adresses emails de tous les employés.

À savoir

Si vous commettez une erreur dans la saisie des données, Excel risque de reproduire cette erreur sur l’ensemble des lignes de votre colonne.

Comment nettoyer les données d’un tableau : 5 manières simples et efficaces

Si vous recevez un ensemble de données de quelqu'un ou peut-être que vous le téléchargez à partir d'un autre système et que vous l'importez dans Excel, il y a des tonnes de choses qui peuvent mal tourner. Lignes vierges, casse incohérente, fautes d'orthographe, doublons - tout cela doit être corrigé avant d'effectuer une analyse.

Si vous ne prenez pas le temps de nettoyer les données dans Excel, vous obtiendrez des résultats incohérents et inexacts lorsque vous tenterez de les analyser.

Excel dispose de nombreux outils, fonctions et utilitaires qui peuvent vous aider à nettoyer vos données efficacement.

Utilisez les fonctions et les outils d'Excel pour nettoyer un ensemble de données brutes, en supprimant les erreurs et en les rendant cohérents, prêts pour l'analyse.

Voici cinq manières de nettoyer des données et les rendre prêtes à être analysées.

Supprimer les lignes vierges

Excel n’aime pas le vide. Les cellules vides et les lignes vides peuvent nuire à une bonne analyse de données. En particulier si vous avez l'intention de créer un tableau croisé dynamique.

Si vous avez une grande quantité de données avec des lignes et des cellules vides partout, les supprimer peut être fastidieux et prendre du temps. Heureusement, Excel a un moyen de les supprimer en une seule fois.

Pour cela :

• Sélectionnez tout votre tableau/toutes vos données
• Dans le menu Accueil, dans le groupe Édition, cliquez sur Rechercher et sélectionner puis sur Sélectionner les cellules

• Accueil > Édition > Rechercher et sélectionner > Sélectionner les cellules

• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez cellules vides

• Cliquez OK pour valider

Toutes les lignes vides de votre sélection sont mises en évidence (grisées). Vous pouvez maintenant toutes les supprimer.

• Dans le menu Accueil, dans le groupe Cellules, cliquez sur la moitié inférieure du bouton Supprimer

• Accueil > Cellules > Supprimer

• Cliquez sur Supprimer des lignes dans la feuille

Vous avez supprimé les lignes vides/vierges de votre tableau.

Vous pouvez utiliser la même méthode pour supprimer les colonnes vides de votre tableau.

Remplir les cellules vides

Si votre feuille de calcul contient des cellules vides, vous souhaiterez peut-être les remplir toutes avec la même valeur, au lieu de les supprimer. Lorsque vous supprimez des cellules vides, Excel décale les valeurs pour remplir l'espace, ce qui peut perturber tout votre tableau.

Le remplissage des espaces vides avec une valeur telle que « 0 » peut s'avérer plus bénéfique.

Pour cela :

• Sélectionnez tout votre tableau/toutes vos données
• Dans le menu Accueil, dans le groupe Édition, cliquez sur Rechercher et sélectionner puis sur Sélectionner les cellules

• Accueil > Édition > Rechercher et sélectionner > Sélectionner les cellules

• Dans la boîte de dialogue, sélectionnez cellules vides

• Cliquez OK pour valider

Toutes les cellules vides de votre sélection sont mises en évidence (grisées). Vous pouvez maintenant toutes les modifier.

• Sans toucher à la souris, tapez « 0 » ou toute autre donnée
• Cliquez sur Entrée pour valider la saisie sur une seule cellule/Cliquez sur CTRL + Entrée pour valider la saisie sur l’ensemble des cellules vides

Toutes les cellules vides de votre sélection ont été remplies par la valeur que vous avez tapée.

Supprimer les données en double

• Sélectionnez les données/plage de données que vous voulez supprimer
• Dans le menu de données, dans le groupe Outils de données, cliquez sur Supprimer les doublons

• Accueil > Outils de données > « Supprimer les doublons »

• Dans la boîte de dialogue « supprimer les doublons », cochez les cases des doublons que vous souhaitez.

Supprimer les espaces vides dans les cellules/entre les textes

Les espaces vides devant le texte ou les valeurs dans les cellules peuvent entraîner des problèmes lors de l'analyse des données. Parfois, ces espaces vides sont difficiles à percevoir, principalement s'ils se trouvent à la fin d'une chaîne de texte ou d'une valeur. de supprimer

Excel a besoin de données propres sans espaces supplémentaires pour bien analyser des données.

La fonction « SUPPRESPACE » nettoie les données texte afin qu’elles soient compatibles avec Excel.

Pour ce faire :

• Placez-vous sur la cellule sur laquelle vous souhaitez obtenir le résultat
• Dans le menu de formules, dans la bibliothèque de fonctions, cliquez sur Texte

• Formules > Bibliothèque de fonctions > Texte > «Supprespace»

• Cliquez avec la fonction « SUPPRESPACE »

Excel supprime tous les espaces en trop dans votre cellule.

• Utilisez la «croix de recopie» pour copier la formule sur les autres cellules dont vous voulez supprimer les espaces superflus.

Effacer tout le formatage :

Quand vous copiez-collez un tableau d’une autre feuille, il peut venir avec son propre formatage, mise en forme. Pour commencer avec un tableau vierge de toute mise en forme, vous devez effacer le formatage original dans l’ensemble des données.

Pour cela :

• Sélectionnez les données dont vous souhaitez supprimer le formatage
• Dans l'onglet Accueil, dans le groupe Édition, sélectionnez la moitié inférieure du bouton Effacer
• Sélectionnez Effacer les formats

• Accueil > Édition > Effacer > « Effacer les formats »

Excel efface tous les formats appliqués au tableau (couleur, alignement, nombre, etc.)

Comment rapidement modifier la hauteur et la largeur des lignes et colonnes

Imaginez

Vous avez rempli un tableau Excel. Cependant les informations que vous avez saisies donnent l'impression de s'étaler sur plusieurs colonnes. Elles sont trop grandes pour tenir sur une seule cellule.

Vous aimeriez pouvoir agrandir les cellules pour qu’elles puissent contenir et afficher la totalité du texte.

Comment allez-vous procéder ?

Sur Excel il est possible de modifier la taille des cellules de différentes manières :

• Avec la souris
• Via le menu
• Via le la sélection globale

Modifier la hauteur et la largeur des lignes et colonnes avec la souris

• Sélectionnez la ligne ou colonne que vous souhaitez modifier.

• Avec la souris, allez dans la marge (la zone grise constituée de lettres pour les colonnes et de nombres pour les lignes).
• Placez-vous à l'intersection de deux cellules vous jusqu’à d'obtenir une flèche bidirectionnelle.

• Cliquez, maintenez et déplacez la flèche pour agrandir ou réduire la hauteur ou la largeur de votre cellule.

La cellule s’agrandit de la taille de votre déplacement

Modifier la hauteur et la largeur des lignes et colonnes en un clic

Vous pouvez agrandir la hauteur d’une ligne et la largeur d’une colonne en 1 clic :

• Sélectionnez la ligne ou colonne que vous souhaitez modifier.

• Allez dans le menu Accueil > Cellule > Format > Hauteur de ligne ou largeur de colonne

• Dans la boîte de dialogue, entrez la hauteur ou la largeur en points que vous voulez appliquer à la cellule

• Cliquez OK pour valider

La cellule s’agrandit exactement à la taille que vous avez définie.

Définir en deux actions rapides la hauteur et la largeur de toutes les lignes et colonnes d’un tableau

Vous pouvez agrandir la hauteur de toutes les lignes et la largeur de toutes les colonnes d’un tableau en seulement 2 clics :

• Cliquez dans la partie supérieure gauche de votre tableau Excel pour sélectionner l’ensemble de votre feuille de calcul (toutes les cellules de votre feuille sont sélectionnées.

• Avec la souris, allez dans la marge (la zone grise constituée de lettres pour les colonnes et de nombres pour les lignes).
• Placez-vous à l'intersection de deux cellules jusqu’à d'obtenir une flèche bidirectionnelle.

• Cliquez, maintenez et déplacez la flèche pour agrandir ou réduire la hauteur ou la largeur de toutes les cellules de votre tableau.

Les cellules s’agrandissent exactement à la taille que vous avez définie.

Comment effacer/supprimer rapidement des données

Imaginez

Vous avez reçu un fichier, mais vous vous rendez compte que vous devez le nettoyer afin de pouvoir le traiter efficacement. Ce fichier comprend des cellules et des lignes vides ou encore des espaces avant ou après les données.

Vous ne voulez surtout pas perdre de temps à tout supprimer un à un. Vous voulez pouvoir rapidement supprimer les cellules vides et effacer les espaces superflus avant et après les données.

Comment allez-vous procéder

C’est là qu’intervient l’outil « EFFACER »

Qu'est-ce que l’outil « effacer »

L’outil « effacer » permet d'effacer ou de supprimer rapidement des données dans votre tableau Excel. Il permet de supprimer tous les éléments de cellules ou uniquement la mise en forme, le contenu, les commentaires ou les liens hypertextes dans une cellule.

Où trouver l'outil « effacer » ?

L’outil effacer se trouve dans le menu « Accueil » dans le groupe « Édition »

• Accueil > Édition > « Effacer »

Il est représenté par une icône en forme de gomme

Quel est le raccourci clavier ?

le raccourci clavier d’effacer est :

• Alt + L + 7

Comment utiliser l'outil « effacer » ?

• Sélectionnez votre tableau
• Cliquez sur le menu déroulant effacer.

Le menu vous donne la possibilité d'effacer tous les formats, le contenu, les commentaires et les liens.

Choisissez l'action que vous voulez réaliser. Une fois que vous avez cliqué sur l'option désirée votre tableau, sa mise en forme, son contenu, vos cellules sont à nouveau vides.

Comment supprimer le format d’une cellule ou d’un tableau ?

• Pour supprimer uniquement le format d'une cellule ou d’un tableau, sélectionnez la plage de cellule choisie.
• Cliquez sur l'icône Effacer dans le groupe Édition

• Accueil > Édition > « Effacer »

• Choisissez Effacer les formats.

Comment effacer le contenu et le format d’une cellule ou d’un tableau ?

Pour effacer le contenu et le format d’une cellule, sélectionnez la cellule

Cliquez sur l'icône Effacer dans le groupe Édition et choisissez Effacer tout

• Accueil > Édition > Effacer > « Effacer tout »

Comment supprimer les commentaires dans une cellule ?

Vous pouvez également sélectionner « Effacer les commentaires et les notes » pour effacer les commentaires attachés à une cellule.

• Accueil > Édition > Effacer > « Effacer les commentaires et les notes »

Comment appliquer une mise en forme professionnelle à un tableau et automatiser les calculs ?

Imaginez

Votre responsable vous demande de saisir un tableau de données. Ce que vous avez fait. Maintenant vous devez le lui soumettre. Il vous signale aussi qu'il aimerait par la suite pouvoir rajouter des lignes et des colonnes.

Il voudrait que ce qu'il rajoute s'intègre au tableau sans avoir à refaire toute la mise en forme (la couleur de fond, appliquer des bordures, etc.).

Vous ne voulez pas perdre de temps à faire vous-même la mise en forme du tableau.

De plus, vous savez que si vous lui soumettez le tableau avec une mise en forme manuelle, il ne pourra pas intégrer ses rajouts sans avoir à refaire la mise en forme. En plus ses données ne seront pas prises en compte dans votre tableau.

Comment allez-vous procéder ?

C'est là qu'intervient l'outil « METTRE SOUS FORME DE TABLEAU »

Qu’est-ce que «mettre sous forme de tableau» ?

«Mettre sous forme de tableau» permet d'effectuer la conversion rapide d'une plage de cellule en un tableau avec son propre style. C’est-à-dire que vous allez transformer un ensemble de données en un vrai tableau au sens premier d’Excel.

Cela veut dire que ce que vous appelez tableau n’est pas réellement un tableau. C’est un défaut de langage qui vous fait appeler cela tableau. Ce n’est en réalité qu’un ensemble de données mises les unes avec les autres et qui donnent l’impression d’un tableau.

Où trouver « mettre sous forme de tableau » ?

L’outil « Mettre sous forme de tableau » se trouve dans l’onglet « accueil », dans le groupe « styles » et dans le menu insertion et dans le groupe tableaux.

• Accueil > Styles > «Mettre sous forme de tableau»

Il est représenté par une icône en forme de tableau avec un pinceau à l'intérieur.

• Insertion > Tableaux > Tableau

Il est représenté par une icône en forme de tableau avec un en-tête.

Quel est le raccourci clavier de « Mettre sous forme de tableau » ?

Le raccourci clavier de «mettre sous forme de tableau» est :

• Ctrl + L ou Alt + L + M

Comment mettre des données sous forme de tableau ?

Pour mettre des données sous forme de tableau, commencez par vous placer sur une des cellules du tableau (pas besoin de sélectionner tout le tableau).

• Cliquez sur «mettre sous forme de tableau»
• La boîte de dialogue «mettre sous forme de tableau» s’ouvre et vous donne accès à un ensemble de styles de couleurs de tableaux du plus clair au plus foncé.

• Appliquez le style qui vous convient.
• Confirmez votre sélection.

Excel identifie automatiquement la plage sélectionnée. Il la détoure et affiche la boîte de dialogue Créer un tableau.

Excel vous demande alors si votre tableau comporte des en-têtes.

• Si votre tableau ne comporte pas d’en-têtes, Excel créée des en-têtes en rajoutant une ligne de type colonne 1 colonne 2, colonne 3, au-dessus de vos données.
• Si votre tableau comporte des en-têtes, Excel applique à votre tableau le style choisi.

De cette mise en forme de tableau, les données vont hériter de fonctions supplémentaires.

• La plage de cellules change de forme.
• Des filtres sont appliqués aux en-têtes
• Si vous ajoutez des éléments dans les lignes et colonnes adjacentes à votre tableau, Excel les intègre automatiquement au tableau en appliquant le même style.
• Un menu contextuel spécifique « CRÉATION DE TABLEAU » s’affiche automatiquement dans le ruban. Il est accessible chaque fois que vous sélectionnez une cellule du tableau.

Le menu contextuel « création de tableau » vous permet de modifier le format de votre tableau.

• Supprimer les filtres
• Insérer une ligne de total
• Modifier le style de tableau

Ça y est vous venez de transformer un ensemble de données en un tableau selon les critères d'Excel.

Créer des calculs dans un tableau

Vous avez mis un ensemble de données sous forme de tableau. Maintenant, vous voulez trouver les totaux de certaines colonnes. Les totaux calculés doivent se trouver sur la dernière ligne du tableau.

Vous pouvez réaliser vous-même les calculs, mais le mieux est d’automatiser cette action.

Pour ce faire :

• Cliquez n’importe où dans le tableau
• Cliquez sur le menu spécifique « Création Tableau »
• Dans la barre des outils, cochez la case « Ligne Total »

La ligne total apparaît à la dernière ligne du tableau et Excel calcule automatiquement la dernière colonne du tableau

Pour calculer les autres colonnes, lorsque vous affichez la ligne total à la dernière ligne du tableau, un menu déroulant apparaît dans chaque cellule de la ligne.

Le menu déroulant permet de choisir la fonction à exécuter dans cette colonne.

• Somme
• Moyenne
• NB
• Etc.

• Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez calculer le total
• Dans la liste déroulante, sélectionnez la fonction somme pour calculer le total

Excel calcule automatiquement le total de la colonne

Attention

Il vous est certainement arrivé de recevoir un fichier avec des données déjà mises sous la forme de tableau. C’est souvent embêtant parce que les formules que vous saisissez sur une cellule s’appliquent automatiquement à l’ensemble des lignes du tableau. La formule est automatiquement copiée dans toutes les cellules de la colonne.

Vous ne pouvez pas par exemple, effectuer une addition sur la première ligne et une soustraction sur la deuxième ligne.

Si vous ne voulez pas travailler sur des données en forme de tableau, vous pouvez toujours revenir en arrière et « convertir le tableau en table de données »

Pour cela, placer votre souris sur n’importe quelle cellule du tableau.

Dans le menu « Outils de Tableau » dans le groupe « Outils », cliquez sur « convertir en plage ».

• Création de tableaux > Outils > Convertir en plage

Vous transformez alors votre tableau en simple table de données.

Bien que les données gardent la mise en forme appliquée, elles ne bénéficient plus des caractéristiques des tableaux (filtres, «remplissage instantané», etc.).

Comment figer des cellules pour ne plus faire d’erreurs dans vos formules

Imaginez

Vous avez créé un tableau pour calculer le pourcentage des produits vendus par votre entreprise.

Vous savez que pour calculer un pourcentage vous devez diviser la quantité vendue par le total des produits.

Pour cela, vous avez déjà calculé le pourcentage du premier produit.

Mais lorsque vous recopiez la formule dans les lignes suivantes ou lorsque vous copiez et collez la formule, vous obtenez des messages d’erreurs de types : #DIV/0!.

#DIV/0!, signifie que vous ne pouvez pas diviser un nombre par zéro.

Le problème, c’est que quand vous recopiez la formule vers le bas, Excel déplace les cellules d’autant de lignes que vous descendez.

Comment allez-vous procéder ?

C’est là qu’interviennent les « RÉFÉRENCES DE CELLULES ».

Qu’est-ce que les « références de cellules » ?

Par essence, toutes les cellules de votre feuille de calcul sont libres. Les formules que vous y appliquez peuvent être déplacées dans toutes les directions (horizontal et/ou vertical).

Or, dans votre calcul de pourcentages, toutes les formules se basent sur le total des quantités vendues. Votre cellule total des quantités vendues doit donc rester fixe, quel que soit le déplacement que vous opérez.

Selon le calcul à effectuer, vous utiliserez des références relatives, absolues ou mixtes, qui font référence à un emplacement mobile ou fixe.

Les références relatives

Les références relatives sont les références de base d’une cellule (A1, B2, C7, etc.). Lorsque vous copiez/coller ou déplacez des « références relatives », les références contenues dans la formule sont modifiées pour correspondre à celles des cellules occupant la même position relative par rapport à la formule.

Les colonnes et les lignes sont totalement mobiles.

Les références absolues

Si une référence doit rester identique dans la copie d’une formule, utilisez une « référence absolue » en insérant le symbole $ devant chaque partie de la référence : la lettre pour la/les colonne(s) et le chiffre pour la/les ligne(s) ($C$7).

Pour insérer le symbole $, sélectionnez la cellule visée et appuyez sur la touche F4 du clavier

Si vous copiez la formule dans un autre emplacement, celle-ci fera toujours référence à la cellule d’origine.

Les références absolues s’appliquent lorsque dans un calcul vous devez faire référence à une même cellule ou lorsque vous placez à l’extérieur de votre tableau, des valeurs constantes comme des : taux, tarifs, coefficients, durées, etc.

Les références mixtes

Les « références mixtes » sont formées d’une ligne absolue et d’une colonne relative ou d’une colonne absolue et d’une ligne relative. C’est-à-dire que le $ est placé soit devant l’indication de colonne ($C7), soit devant l’indication de ligne (C$7).

En fonction de l’emplacement du $, seule la colonne ou seule la ligne reste fixe.

Utiliser une « référence absolue » dans une formule

Sélectionnez la cellule ou la plage de données dans laquelle vous voulez obtenir le résultat

Tapez la formule, commencez par = (égal) ou sélectionnez une formule automatique

Cliquez F2 ou double-cliquez sur la cellule pour afficher les références de la formule

Placez-vous au niveau de la référence de cellule que vous souhaitez figer

Cliquez F4 pour mettre la référence de cellule en absolu ($ devant la lettre de colonne et $ devant le numéro de ligne)

Cliquez Entrée pour valider la formule

Les deux $ indiquent que la formule ne peut pas être déplacée. Elle est totalement figée.

Utiliser une « référence mixte » dans une formule

Sélectionnez la cellule ou la plage de données dans laquelle vous voulez obtenir le résultat

Tapez la formule, commencez par = (égal) ou sélectionnez une formule automatique

Cliquez F2 ou double-cliquez sur la cellule pour afficher les références de la formule

Placez-vous au niveau de la référence de cellule que vous souhaitez figer

Cliquez deux ou trois fois sur F4 pour mettre la référence de cellule en mixte ($ devant la lettre de colonne ou $ devant le numéro de ligne)

Cliquez Entrée pour valider la formule

Le $ placé devant l'indice de colonne interdit tout déplacement horizontal.

Le $ placé devant l'indice de ligne interdit tout déplacement vertical.

Comment utiliser la «croix de recopie» et ne plus avoir à saisir vous-même vos données et formules

Imaginez

Vous devez créer un tableau des ventes annuelles des commerciaux de votre entreprise. Ce tableau doit comporter différentes données comme les noms des commerciaux, les mois de l’année ainsi que les montants et totaux des ventes réalisées (en ligne et en colonne).

Vous ne voulez surtout pas saisir ces informations les unes après les autres.

Vous aimeriez trouver un moyen de recopier les données sans avoir à compléter la saisie vous-même. Par exemple, vous ne voulez saisir les formules qu’une seule fois pour ensuite les recopier sur les différentes lignes et/ou colonnes qui composent votre tableau.

Comment allez-vous procéder ?

C’est là qu’intervient la «CROIX DE RECOPIE» ou « POIGNÉE DE RECOPIE ».

Qu’est-ce que la «croix de recopie» ?

La ««croix de recopie»» permet d'appliquer à une série de cellules consécutives (horizontalement ou verticalement) les modifications apportées à la première d'entre-elles. La ««croix de recopie»» est un outil qui saisit automatiquement des données en fonction des données déjà présentes dans des cellules.

Grâce à la ««croix de recopie»», vous pouvez créer des séries ou copier des valeurs ou des formules dans les cellules voisines.

Où trouver la «croix de recopie» ?

Pour obtenir la ««croix de recopie»», déplacez la souris en bas à droite d’une cellule. Vous obtenez alors une marque foncée en forme de croix noire. C’est la «croix de recopie».

Elle est représentée par un petit carré situé sur le bord inférieur droit d’une cellule sélectionnée.

Comment utiliser la «croix de recopie» ?

Pour utiliser la «croix de recopie», vous avez deux possibilités :

1/

• Sélectionnez la «croix de recopie».
• Avec le bouton gauche de la souris, cliquez sur la croix, maintenez et recopiez votre formule vers les cellules vers lesquelles effectuer la recopier.

2/

• Placez le curseur sur la «croix de recopie». Double-cliquez sur la croix. Excel applique automatiquement la recopie sur toutes les cellules qui suivent jusqu'à ce qu'il tombe sur une cellule vide.

Comment copier des données avec la «croix de recopie» ?

Dans votre tableau, vous voulez saisir l'ensemble des mois de l'année : de janvier à décembre.

• Saisissez le premier mois : janvier
• Faites glisser la «croix de recopie» dans la direction voulue.

Le logiciel incrémente automatiquement les mois suivants : février, mars, avril jusqu'à décembre.

Excel est configuré pour savoir qu’après le mois de janvier vient février ensuite mars, etc.

Cette liste est prédéfinie dans les paramètres d’Excel. Il ne lui reste plus qu’à compléter la série sur la base du modèle que vous avez saisi.

En quelques secondes vous avez rempli votre tableau des mois de l'année.

Avec la «croix de recopie», vous pouvez aussi recopier les jours de semaine (lundi, mardi, etc.), les dates (20/02/2021, 21/02/21, etc.), les valeurs alphanumériques (trimestre 1, trimestre 2, etc.), les nombres (1, 2, 3, etc.) et les formules (somme, moyenne, etc.).

Attention

Lorsque vous voulez recopier une série de nombres, de 1 à 20 par exemple, vous devez saisir les deux premiers chiffres sur les deux premières cellules pour indiquer un modèle à suivre pour Excel.

Saisissez 1 et 2, sélectionnez les deux cellules et tirez la «croix de recopie», Excel créé la suite. Sans quoi, il répète uniquement le chiffre que vous avez saisi.

Réaliser la copie d’une formule avec la «croix de recopie»

Pour continuer, vous voulez maintenant compléter votre tableau avec des formules afin de calculer le total des ventes effectuées par chaque commercial.

Pour cela, saisissez la formule de calcul dans la cellule visée.

Maintenant que la formule de calcul est saisie, utilisez la «croix de recopie» pour appliquer la même formule à toutes les cellules voulues, et ce, sans devoir saisir une nouvelle fois la formule.

• Sélectionnez la «croix de recopie» avec le curseur de la souris
• Maintenez le clic gauche de la souris
• Faites glisser la «croix de recopie» dans la direction souhaitée
• Relâchez le bouton de la souris pour appliquer la recopie

Attention

Copier une formule dans des cellules est simple. Mais, recopier une formule qui contient une valeur qui doit rester fixe est plus complexe.

Si vous créez la formule et vous la tirez vers le bas, Excel risque d’afficher une erreur de type #VALEUR !, #DIV/0 ! au fur et à mesure de votre recopie.

En effet, le logiciel recopie la formule vers le bas, sur chacune des lignes dans lesquelles vous reproduisez la formule. Il va donc changer de ligne même pour la donnée qui doit rester fixe.

Pour éviter les erreurs, vous devez figer la cellule, l’immobiliser en ajoutant le signe $ dans la référence de la cellule visée.

Pour figer une cellule :

• Sélectionnez la cellule visée
• Appuyer sur la touche F4 du clavier

Excel ajoute automatiquement le signe $ aux références de votre cellule ($B$3).

Le $ est placé devant la lettre et/ou devant le nombre.

$ devant la lettre, signifie que la colonne est figée.

$ devant le nombre, signifie que la ligne est figée.

À chaque fois que vous appuyez sur F4, le $ change de place, pour figer la ligne et/ou la colonne.

Pour gagner du temps

Vous voulez reproduire une formule à la verticale du haut vers le bas ?

Au lieu de déplacer la «croix de recopie» vers le bas, double-cliquez sur la «croix de recopie» et toutes les cellules dans la colonne de votre tableau vont être complétées jusqu'à ce qu’Excel rencontre une cellule vide.

Comment fusionner des cellules en deux étapes simples et rapides

Imaginez

Vous devez mettre en forme un tableau.

Pour cela, vous souhaitez fusionner certaines cellules. Notamment vous aimeriez placer le titre du tableau au centre de plusieurs colonnes. Vous avez aussi quelques autres cellules que vous aimeriez regrouper en une seule.

Comment allez-vous procéder ?

C'est là qu'intervient l'outil « FUSIONNER »

Qu’est-ce que « fusionner » ?

Fusionner vous permet de transformer plusieurs cellules distinctes et côte à côte (horizontalement ou verticalement) en une seule et plus grande cellule.

La fusion des cellules peut être particulièrement utile lorsque vous avez un contenu plus long que la taille standard d'une cellule et que vous ne voulez pas agrandir toute la cellule.

Où trouver « fusionner » ?

« Fusionner » se trouve dans le menu « Accueil » dans le groupe « alignement »

• Accueil > Alignement > « Fusionner »

Il est représenté par une icône en forme de cellule avec une flèche bleue au centre

Quel est le raccourci clavier de « Fusionner » ?

Le raccourci de l'outil fusionner est :

• Alt + L + UU + F

Comment fusionner des cellules ?

Dans votre tableau, vous voulez d'abord fusionner le titre pour le placer horizontalement sur toute la longueur du tableau.

• Sélectionnez votre titre et toutes les cellules sur lesquelles vous voulez le fusionner.

• Cliquez sur la flèche à droite de l’icône fusionner, vous accédez aux options de fusion.
• Cliquez sur « fusionner ».

Vous voyez les cellules sélectionnées disparaître et laissent place à une unique et grande cellule avec le titre de votre tableau.

Attention

Lorsque vous fusionnez une sélection avec plusieurs données, la fusion ne conserve uniquement que les données de la cellule la plus à gauche.

Cette fois-ci, vous voulez fusionner et centrer le titre du tableau

Quel est le raccourci clavier de « Fusionner et centrer » ?

Le raccourci de l'outil « fusionner et centrer » est :

• Alt + L + UU + R

Comment fusionner et centrer des cellules

Fusionner vous permet de transformer plusieurs cellules distinctes et côte à côte (horizontalement ou verticalement) en une seule et plus grande cellule. Centrer permet de placer le contenu d’une cellule au centre de cette cellule fusionnée.

Dans votre tableau, vous voulez d'abord fusionner le titre pour le placer horizontalement sur la longueur du tableau.

• Sélectionnez votre titre et toutes les cellules sur lesquelles vous voulez le fusionner.
• Cliquez sur la flèche à droite de l’icône fusionner, vous accédez aux options de fusion.
• Cliquez sur « fusionner et centrer ».

Vous voyez les cellules sélectionnées disparaître et laisser place à une unique et grande cellule avec le titre de votre tableau au centre.

Vous avez fusionné vos cellules. Mais, quand vous agrandissez la cellule fusionnée, vous agrandissez toute la colonne et votre tableau est décalé. Il n’a plus la forme que vous voulez.

De plus, vous ne pouvez rien saisir sur les cellules suivantes.

C’est embêtant !

Comment faire pour fusionner les données et garder les possibilités de mobilité et d’écriture sur les cellules fusionnées.

Pour ce faire :

Sélectionnez les cellules que vous voulez fusionner.

Cliquez sur la boîte de dialogue du groupe « alignement »

Dans « alignement de texte horizontal », sélectionnez « centrer sur plusieurs colonnes »

Cliquez OK pour valider

Vous avez centré votre titre sur plusieurs colonnes. Cette fois-ci, lorsque vous agrandissez votre cellule, elle s’agrandit en ne modifiant pas les autres cellules.